3 заметки с тегом

очевидные советы

Очевидные советы №3. Почта

Новый очевидный совет: держать почту в порядке.

Начну с того, что у меня пять почтовых ящиков, и первый из них появился более десяти лет назад. Помню, попросила папу сделать мне его перед работой, что было ошибкой. При выборе адреса я твёрдо решила: star@bk.ru. К чему ложная скромность? Конечно, все звёздные адреса были уже заняты, цифровая приписка казалось моветоном, а папа всё так же спешил на работу. Поэтому в одно мгновение star превратилась в star-uxa. Теперь на этот адрес приходит куча рассылок и чеки из Додо Пиццы.

Сейчас я активно пользуюсь двумя почтовыми ящиками: личным и рабочим. Полгода придерживаюсь принципа пустой папки входящих — и очень этим довольна. Сейчас расскажу, как всё организовать.

Для начала нужно удалить лишние письма. Да, это монотонно, но никто не мешает провести время с пользой и включить подкаст или кино на телефоне. Затем оставшиеся письма необходимо распределить по папкам. Пожалуй, придумать их — самая сложная часть, потому что категории у каждого свои.

На рабочем ящике у меня такие папки:

  • Общение (околорабочие письма)
  • Подписки (рассылки от Slator, GALA и прочее)
  • Сотрудничество + подпапки по каждому клиенту (если писем от организации мало, они уходят в «Прочие компании»)

А на личном такие:

  • Курсы (Coursera, Открытое образование и всё такое)
  • Общение
  • Покупки (храню письма до тех пор, пока не получу товар и не удостоверюсь в качестве)
  • Работа (рабочую почту создала в июле 2017, а работать начала раньше)
  • Подписки + подпапки (Григорий Туманов, МИФ, Теперь Так)
  • Архив + подпапки (регистрация, мероприятия, университет)

А теперь основная идея. Когда вы получаете письмо, нужно сразу решить, что с ним делать: 1) прочитать → (ответить) → перенести в папку/удалить; 2) прочитать → ответить позже; 3) прочитать позже. В первом случае письмо уходит из папки «Входящие» в соответствующую папку или корзину. Во втором — остаётся прочитанным, но ждёт решения и ответа. В третьем — лежит непрочитанным и напоминает о себе. Если сформулировать кратко, то всё, что находится в папке «Входящие», требует от вас какого-то действия. Задача — сделать папку пустой.

И ещё пару слов о проверке почты. В одной из первых публикаций в старом блоге переводила о вреде многозадачности. Там шла речь о том, что главный зачинщик всего многозадачного беспредела — электронная почта. Мы переживаем, что в ящике лежат непрочитанные письма, и из-за этого постоянно обновляем почту (читай: отвлекаемся). То же касается и уведомлений от приложений. У меня уже пару лет отключены все уведомления на телефоне, кроме рабочей почты, WhatsApp и четырёх человек в телеграме. Стало спокойнее.

Резюмирую:

  1. Не отвлекайтесь на каждое уведомление.
  2. Держите папку «Входящие» пустой.
  3. Не просите человека помочь вам, если он спешит.
28 мая   очевидные советы   самоорганизация

Очевидные советы №2. Время

Очередной очевидный совет: нужно следить за временем.

Зачем

Во-первых, это необходимо, если оплата заказа почасовая. (Очевидно.)

Во-вторых, это полезно для расчёта своей выработки. Есть условные нормативы: стандартную страницу (1800 знаков с пробелами или 250 слов) нужно переводить за час. У меня часто получается по-другому: если тема новая или текст сложный, уходит от одного до трёх часов (слышу «Профнепригодность! Профнепригодность!!» голосом декана); если тема знакомая, есть память переводов и большой процент повторений, то потребуется сильно меньше. Понимать свою выработку важно, чтобы не срывать сроки. Вы можете взять несколько заказов с фиксированными сроками сдачи и не уложиться по времени или самостоятельно назвать неправильный срок заказчику. Обе ситуации превращают фразу «Пунтктуален и не срываю сроки» из резюме в мыльный пузырь.

В-третьих, это помогает работать над собой. Месяц назад я вернулась к транскрибированию, сразу на большой заказ — час переговоров. К слову, с более-менее объёмными вещами я всегда действую по методу поедания слона: дроблю на обозримые части (выписываю минуты или структуру документа в блокнот и разбиваю на группы). Психологически проще затранскрибировать пять минут или перевести три страницы и прерваться на кофе, чем прокрастинировать распиванием того же кофе, потому что непонятно, как подступиться к большому объёму. Так вот, сперва на каждую минуту аудио уходило чудовищно много времени (12—15 минут при норме в восемь). К концу первых сорока минут аудио стала укладываться в десять минут, а потом в девять и восемь (где-то даже получалось в семь). Всё превратилось в соревнование с самой с собой: получится быстрее? А сейчас? Главное не увлечься скоростью в ущерб качеству.

В-четвёртых, при включённом таймере хочется меньше отвлекаться. Сейчас у меня получается сосредоточенно работать, но перерывы между этими периодами растягиваются надолго.

Как

Я слежу за временем с помощью бесплатного сервиса Toggl (не реклама, а могла бы быть). Есть приложение для телефона, программа для компьютера и браузерная версия. Я пользуюсь последней.

Примерно так выглядит неделя, если записываю процентов семьдесят работы (переписка по почте и перерывы не считаются).
А здесь заметно, что в понедельник, вторник и воскресенье я не заходила в Toggl.

В Toggl можно создавать проекты с привязкой к каждому клиенту и размечать их цветами. Если заказ большой (например, книга), я завожу под неё отдельный проект, а потом прописываю разные виды работ (подготовка, перевод, редактирование, вычитка). Если заказы некрупные и частые, то обозначаю проект как «Внештатная работа» или «Внешатный перевод».

Необязательно ограничиваться отслеживанием работы. У меня есть проекты Self-education (онлайн-курсы и изучение языков), Wordlace (ведение блога) и Wasting my young years (бездумное сидение в соцсетях).

Восприятие времени относительно. Если начать за ним следить, получится взять под контроль. Или хотя бы попытаться.

28 апреля   очевидные советы

Очевидные советы №1. Отвлечения

Представляю вам новую рубрику «Очевидные советы» — простые истины и маленькие хитрости, которые мне помогают и, главное, до которых я дошла своим путём. Сегодня о том, как меньше отвлекаться. В качестве примера возьму процесс перевода.

В работе я часто чувствую себя как эквилибрист в цирке: иду по канату из одной точки в другую, а подо мной — бездна. Правда, бездна эта приятная, потому что состоит из ленты соцсетей или статей на The Village и Meduza. Но и опасная, так как в ней можно потерять много времени.

Чаще всего я срываюсь вниз, когда сталкиваюсь с трудностью. К примеру, не удаётся понять, кто из тренеров Андерсона Силвы кричит ему «Поднимайся!» около ринга, потому что на ролике виден только затылок, или как передать Log Mold для мыловарения, ведь в России не так популярен торт «Рождественское полено». Обычно бывает, что я постепенно закрываю вкладки в браузере и натыкаюсь на Reverso Context с искомым выражением или статью из Википедии. Тогда и понимаю, что прошло, в лучшем случае, минут пятнцадцать, а проблема всё ещё не решена.

Я предполагаю, что в дело вмешивается дофамин — нейромедиатор, уровень которого увеличивается при доведении задачи до конца. Вот и получается, что мозгу проще пролистать ленту, ответить на сообщение или прочитать короткую статью, чем разобраться с переводческой трудностью. Но это моё частное мнение — мнение человека без медицинского образования.

Какой алгоритм я выработала для таких случаев:

  1. Включить приложение Forest, предварительно добавив в чёрный список все сайты, на которые чаще всего отвлекаетесь. Я включаю его на 30 или 60 минут. Если совсем сложно настроиться на работу, то договариваюсь с собой на 15 минут сосредоточенных усилий — это же совсем маленький промежуток. Когда он заканчивается, мне обычно хочется работать дальше, ведь что-то уже получилось.
  2. Обнаружить трудность. Прямо сказать себе, что да, вот об это спотыкаюсь и с этим нужно разобраться.
  3. И... разобраться с этой трудностью! (Не даром эта рубрика называется очевидные советы.) Если встречаю незнакомое слово, то ищу его в Macmillan Dictionary, Collins Dictionary или Мультитране. Для словосочетаний подходит тот же Мультитран или Reverso Context (мне он нравится больше, чем Linguee, но это субъективно). Нередко использую Википедию в целях перевода (ищу в английской версии, а потом переключаюсь на русскую страничку через меню слева). Там удобно читать информацию о каком-то понятии и сравнивать с описанием на русском языке, что недоступно в двуязычных словарях. (Но не забывайте, что Википедию может редактировать каждый, так что расценивайте её как отправную точку для дальнейшего поиска.) В вопросах с русским (орфографией, склонением/спряжением, пунктуацией) выручают Грамота.ру и Викисловарь. При пробелах в предметных знаниях помогают профильные сайты. Например, сейчас перевожу книгу по мыловарению и часто захожу на сайты магазинов Мама Мыла, Milovar Pro, Спивакъ и Botanika.

Кроме того, полезно дробить большую задачу на более мелкие и обозримые, но об этом расскажу в другом выпуске «Очевидных советов». И тогда вы сможете не просто пройти по канату, не упав, но и проехать по нему на велосипеде.

А как у вас получается меньше отвлекаться?

2019   как меньше отвлекаться   очевидные советы