3 заметки с тегом

самоорганизация

Ода Обсидиану

Настало время рассказать про Обсидиан, которым я пользуюсь уже восемь месяцев. Такое случается редко, потому что обычно я что-нибудь красиво оформляю (привет, Notion и Google Календарь), пишу неделю и забрасываю.

Часть первая. Объяснительная

Обсидиан — это программа для ведения заметок. Ваша персональная база знаний. На сайте и в обзорах встречаются громкие заявления, что Obsidian станет «вашим вторым мозгом». Отчасти это так, если будете регулярно переносить туда мысли или конспектировать всё, что нужно законспектировать.

Программа бесплатная, но можно подписаться на синхронизацию между разными устройствами за восемь долларов в месяц. Или получить ранний доступ к новым релизам за 25 долларов. Я пользуюсь бесплатной версией для компьютера, а всё, что хочу записать на ходу, отправляю себе в телеграм и потом заношу в Обсидиан.

Меня подкупила «лёгкость» и простота программы. Во-первых, всё очень быстро подгружается — заметки хранятся на компьютере, не нужно подключение к интернету. Во-вторых, размечать файлы просто, если выучить быстрые клавиши. Кроме того, Обсидиан занимает мало места: сейчас у меня 260 заметок (в том числе с картинками и даже аудиофайлами), а папка весит всего 50 мегабайт.

Одним из плюсов программы называют универсальность формата. Все ваши заметки не остаются внутри программы, как, скажем, в случае с Evernote или Notion. Это набор .md-файлов, которые вы всегда сможете открыть обычным блокнотом. А Обсидиан — это удобная оболочка для доступа к ним.

Пожалуй, самая крутая функция Обсидиана — это представление в виде графов. Часто Обсидиан используют для ведения заметок по методу зеттелькастен (цеттелькастен). Я так не делаю и вообще не использую Обсидиан на полную мощь, поэтому просто сообщаю :) Я пытаюсь использовать Обсидиан для PKM — personal knowledge management. Мне кажется, у этого инструмента огромный потенциал, и переводчики могут использовать его для освоения новой специализации и подготовки к мероприятиям.

Часть вторая. Показательная

Покажу свой Обсидиан на примере группы заметок. Так выглядит весь граф:

Издалека ничего не видно.

А вот так он выглядит уже в приближении (если нажать на точку или название заметки, можно сразу к ней перейти):

А ещё можно найти эту группу или отдельную заметку через фильтр:

На графе удобно отслеживать связи. При этом чаще я открываю заметки по названию через Quick Switcher:

Откроем «План профессионального развития». Это опорная заметка — она служит одновременно и содержанием, и чек-листом. Так она выглядит в режиме редактирования:

А так в режиме просмотра. Как видите, я могу навести на ссылку — появится предпросмотр заметки.

Вот так оформлен очень краткий конспект вебинара Зои Кацоевой о том, как начать работать с зарубежными заказчиками.

Встроила код ролика на ютубе (можно посмотреть при подключении к интернету). Внизу сделала ссылку на опорную заметку «Вебинары. CPD» — она появилась раньше, чем «План профессионального развития». Слева видна панель поиска по тексту внутри заметок.

А вот пример кусочка конспекта с курса по эмоциональному интеллекту, где было проще и нагляднее вставить картинку (Ctrl + C → Ctrl + V), чем записывать текстом:

При форматировании текста доступны заголовки разных уровней, полужирное начертание и курсив, списки (нумерованные и нет), чек-листы. Ничего лишнего. Иногда, правда, не хватает возможности цветового кодирования.

Вы можете создавать сколь угодно разветвлённые заметки. Скажем, если бы я хотела подробно изучить тему тревожных расстройств и подготовиться к переводу по психологии, я могла бы создать такую группу заметок с опорным файлом:

И постепенно каждый пункт плана превращался бы в ссылку на отдельную заметку с конспектом.

Как быстро освоить Обсидиан

Чтобы Обсидиан стал эффективным инструментом, надо приучать себя регулярно им пользоваться. Мне кажется, что один из ключей к организационному успеху — это свести к минимуму количество мест, где вы храните информацию, чтобы её было легче находить. Я попробовала Обсидиан для текстов, и он мне очень понравился. А всё визуальное храню в Pinterest.

Если захотите поделиться с кем-то своей заметкой, её можно экспортировать в виде pdf.

При освоении Обсидиана мне здорово помог канал Linking Your Thinking:

https://www.youtube.com/channel/UC85D7ERwhke7wVqskV_DZUA

Советую смотреть видео по порядку от старых к новым. На ютубе в целом много роликов, которые показывают разные способы организации в Обсидиане, а ещё можно просто погуглить статьи и подсмотреть, как сделали другие. На мой взгляд, начать нужно с самого простого и постепенно усложнять. Если сразу навертеть, то это будет выглядеть внушительно, но пользоваться не захочется)

И чуть не забыла! Скачать Обсидиан можно здесь:

https://obsidian.md/

Удачи!

 Нет комментариев   18 дн   самоорганизация

Очевидные советы №3. Почта

Новый очевидный совет: держать почту в порядке.

Начну с того, что у меня пять почтовых ящиков, и первый из них появился более десяти лет назад. Помню, попросила папу сделать мне его перед работой, что было ошибкой. При выборе адреса я твёрдо решила: star@bk.ru. К чему ложная скромность? Конечно, все звёздные адреса были уже заняты, цифровая приписка казалось моветоном, а папа всё так же спешил на работу. Поэтому в одно мгновение star превратилась в star-uxa. Теперь на этот адрес приходит куча рассылок и чеки из Додо Пиццы.

Сейчас я активно пользуюсь двумя почтовыми ящиками: личным и рабочим. Полгода придерживаюсь принципа пустой папки входящих — и очень этим довольна. Сейчас расскажу, как всё организовать.

Для начала нужно удалить лишние письма. Да, это монотонно, но никто не мешает провести время с пользой и включить подкаст или кино на телефоне. Затем оставшиеся письма необходимо распределить по папкам. Пожалуй, придумать их — самая сложная часть, потому что категории у каждого свои.

На рабочем ящике у меня такие папки:

  • Общение (околорабочие письма)
  • Подписки (рассылки от Slator, GALA и прочее)
  • Сотрудничество + подпапки по каждому клиенту (если писем от организации мало, они уходят в «Прочие компании»)

А на личном такие:

  • Курсы (Coursera, Открытое образование и всё такое)
  • Общение
  • Покупки (храню письма до тех пор, пока не получу товар и не удостоверюсь в качестве)
  • Работа (рабочую почту создала в июле 2017, а работать начала раньше)
  • Подписки + подпапки (Григорий Туманов, МИФ, Теперь Так)
  • Архив + подпапки (регистрация, мероприятия, университет)

А теперь основная идея. Когда вы получаете письмо, нужно сразу решить, что с ним делать: 1) прочитать → (ответить) → перенести в папку/удалить; 2) прочитать → ответить позже; 3) прочитать позже. В первом случае письмо уходит из папки «Входящие» в соответствующую папку или корзину. Во втором — остаётся прочитанным, но ждёт решения и ответа. В третьем — лежит непрочитанным и напоминает о себе. Если сформулировать кратко, то всё, что находится в папке «Входящие», требует от вас какого-то действия. Задача — сделать папку пустой.

И ещё пару слов о проверке почты. В одной из первых публикаций в старом блоге переводила о вреде многозадачности. Там шла речь о том, что главный зачинщик всего многозадачного беспредела — электронная почта. Мы переживаем, что в ящике лежат непрочитанные письма, и из-за этого постоянно обновляем почту (читай: отвлекаемся). То же касается и уведомлений от приложений. У меня уже пару лет отключены все уведомления на телефоне, кроме рабочей почты, WhatsApp и четырёх человек в телеграме. Стало спокойнее.

Резюмирую:

  1. Не отвлекайтесь на каждое уведомление.
  2. Держите папку «Входящие» пустой.
  3. Не просите человека помочь вам, если он спешит.
 Нет комментариев   2019   очевидные советы   самоорганизация

Чек-лист «Мама, я профессионал»

В начале года я послушала вебинар Эммы Каировой, где она предлагала относиться к себе, как к переводческой компании со всеми её отделами. Такой подход и правда помогает осознаннее вести дела. На днях сверстала для себя незатейливый чек-лист по работе с заказами и сейчас расскажу, что стоит за каждым из его пунктов.

Проверить сроки + отправить подтверждение

Здесь всё ясно: если уже достаточно заказов и втиснуть новый не получается, следующие действия не актуальны. Если по срокам всё отлично, проверяем материалы и отправляем подтверждение.

Поместить файлы в папку

У меня на ноутбуке очень много папок, и там всё в почти полном порядке. В папке «Работа» заведены подпапки под каждого клиента. А в них, как вы догадались, ещё папки:

  • 00. Справочные материалы + тесты;
  • 01. Заказ X;
  • 02. Заказ Y;
  • 03. Заказ Z.

Всё на месте, и ничего не теряется.

Внести данные в таблицу

Моя эксель-таблица называется «Переводы и клиенты», и выглядит вот так:

Удобно, что полностью вводить информацию приходится не везде. Персиковым цветом выделены ячейки с неуплаченной суммой. Здесь не видно, но если работаю сразу по нескольким более-менее долгосрочным проектам, то выделяю их сиреневым. Последние два столбца с примечаниями и затраченным временем заполняю редко (об отслеживании времени можно прочитать в предыдущей статье).

Разумеется, если заказ срочный, то нужно сразу переходить к следующим пунктам, а заполнение таблицы оставить на потом (но не откладывайте сильно — есть риск что-нибудь забыть).

Выполнить, проверить и отправить работу

Здесь всё понятно, как и с первым пунктом. Этому учат в университетах в оранжерейных условиях, а потом шлифует жизнь.

Получить обратную связь

Если есть такая возможность, пользуйтесь. Просить развёрнутых комментариев и подробного анализа, наверное, не стоит, а вот файл, над которым поработал редактор, можно. Сделав сравнение (в ворде «Рецензирование → Сравнить → Сравнить... Сравнение двух версий документа»), вы сами сделаете выводы, что не так и как лучше сделать в следующий раз. Ну а при работе с прямым клиентом можно просто поинтересоваться, всё ли устроило  — вдруг хорошее впечатление выльется в положительный отзыв. Будем следовать заветам Дорна и перестанем стесняться.

Проконтролировать оплату

Пожалуй, ради этого я и веду таблицу. Во-первых, по ней удобно делать сверку со статистикой бюро. Во-вторых, с таблицей можно планировать бюджет, приблизительно зная, какая сумма придёт в ближайший месяц (а в целом для ведения бюджета советую приложение Monefy). В-третьих, она позволяет вести личную статистику: какой объём работы за месяц, полгода или год; какие языковые направления; с кем работали чаще и так далее. Мне такое нравится.

Сперва может показаться, что быть себе не только переводчиком, но и маркетологом, менеджером, бухгалтером и специалистом по технологии и качеству — это уже что-то из разряда множественных умов Билли Миллигана. Но я думаю, что мы и так неосознанно выполняем примерно тот же объём работы, так почему бы не представить, что мы поручаем её разным отделам? Если один из них отстаёт, стоит потратить время и силы на его развитие или делегировать часть задач другому человеку. Но для этого нужно чётко понимать, что и как делать — в этом здорово помогут чек-листы (более подробные, чем мой). Надеюсь, что на первых этапах полезным окажется и этот.

 Нет комментариев   2019   самоорганизация