2 заметки с тегом

самоорганизация

Очевидные советы №3. Почта

Новый очевидный совет: держать почту в порядке.

Начну с того, что у меня пять почтовых ящиков, и первый из них появился более десяти лет назад. Помню, попросила папу сделать мне его перед работой, что было ошибкой. При выборе адреса я твёрдо решила: star@bk.ru. К чему ложная скромность? Конечно, все звёздные адреса были уже заняты, цифровая приписка казалось моветоном, а папа всё так же спешил на работу. Поэтому в одно мгновение star превратилась в star-uxa. Теперь на этот адрес приходит куча рассылок и чеки из Додо Пиццы.

Сейчас я активно пользуюсь двумя почтовыми ящиками: личным и рабочим. Полгода придерживаюсь принципа пустой папки входящих — и очень этим довольна. Сейчас расскажу, как всё организовать.

Для начала нужно удалить лишние письма. Да, это монотонно, но никто не мешает провести время с пользой и включить подкаст или кино на телефоне. Затем оставшиеся письма необходимо распределить по папкам. Пожалуй, придумать их — самая сложная часть, потому что категории у каждого свои.

На рабочем ящике у меня такие папки:

  • Общение (околорабочие письма)
  • Подписки (рассылки от Slator, GALA и прочее)
  • Сотрудничество + подпапки по каждому клиенту (если писем от организации мало, они уходят в «Прочие компании»)

А на личном такие:

  • Курсы (Coursera, Открытое образование и всё такое)
  • Общение
  • Покупки (храню письма до тех пор, пока не получу товар и не удостоверюсь в качестве)
  • Работа (рабочую почту создала в июле 2017, а работать начала раньше)
  • Подписки + подпапки (Григорий Туманов, МИФ, Теперь Так)
  • Архив + подпапки (регистрация, мероприятия, университет)

А теперь основная идея. Когда вы получаете письмо, нужно сразу решить, что с ним делать: 1) прочитать → (ответить) → перенести в папку/удалить; 2) прочитать → ответить позже; 3) прочитать позже. В первом случае письмо уходит из папки «Входящие» в соответствующую папку или корзину. Во втором — остаётся прочитанным, но ждёт решения и ответа. В третьем — лежит непрочитанным и напоминает о себе. Если сформулировать кратко, то всё, что находится в папке «Входящие», требует от вас какого-то действия. Задача — сделать папку пустой.

И ещё пару слов о проверке почты. В одной из первых публикаций в старом блоге переводила о вреде многозадачности. Там шла речь о том, что главный зачинщик всего многозадачного беспредела — электронная почта. Мы переживаем, что в ящике лежат непрочитанные письма, и из-за этого постоянно обновляем почту (читай: отвлекаемся). То же касается и уведомлений от приложений. У меня уже пару лет отключены все уведомления на телефоне, кроме рабочей почты, WhatsApp и четырёх человек в телеграме. Стало спокойнее.

Резюмирую:

  1. Не отвлекайтесь на каждое уведомление.
  2. Держите папку «Входящие» пустой.
  3. Не просите человека помочь вам, если он спешит.
28 мая   очевидные советы   самоорганизация

Чек-лист «Мама, я профессионал»

В начале года я послушала вебинар Эммы Каировой, где она предлагала относиться к себе, как к переводческой компании со всеми её отделами. Такой подход и правда помогает осознаннее вести дела. На днях сверстала для себя незатейливый чек-лист по работе с заказами и сейчас расскажу, что стоит за каждым из его пунктов.

Проверить сроки + отправить подтверждение

Здесь всё ясно: если уже достаточно заказов и втиснуть новый не получается, следующие действия не актуальны. Если по срокам всё отлично, проверяем материалы и отправляем подтверждение.

Поместить файлы в папку

У меня на ноутбуке очень много папок, и там всё в почти полном порядке. В папке «Работа» заведены подпапки под каждого клиента. А в них, как вы догадались, ещё папки:

  • 00. Справочные материалы + тесты;
  • 01. Заказ X;
  • 02. Заказ Y;
  • 03. Заказ Z.

Всё на месте, и ничего не теряется.

Внести данные в таблицу

Моя эксель-таблица называется «Переводы и клиенты», и выглядит вот так:

Удобно, что полностью вводить информацию приходится не везде. Персиковым цветом выделены ячейки с неуплаченной суммой. Здесь не видно, но если работаю сразу по нескольким более-менее долгосрочным проектам, то выделяю их сиреневым. Последние два столбца с примечаниями и затраченным временем заполняю редко (об отслеживании времени можно прочитать в предыдущей статье).

Разумеется, если заказ срочный, то нужно сразу переходить к следующим пунктам, а заполнение таблицы оставить на потом (но не откладывайте сильно — есть риск что-нибудь забыть).

Выполнить, проверить и отправить работу

Здесь всё понятно, как и с первым пунктом. Этому учат в университетах в оранжерейных условиях, а потом шлифует жизнь.

Получить обратную связь

Если есть такая возможность, пользуйтесь. Просить развёрнутых комментариев и подробного анализа, наверное, не стоит, а вот файл, над которым поработал редактор, можно. Сделав сравнение (в ворде «Рецензирование → Сравнить → Сравнить... Сравнение двух версий документа»), вы сами сделаете выводы, что не так и как лучше сделать в следующий раз. Ну а при работе с прямым клиентом можно просто поинтересоваться, всё ли устроило  — вдруг хорошее впечатление выльется в положительный отзыв. Будем следовать заветам Дорна и перестанем стесняться.

Проконтролировать оплату

Пожалуй, ради этого я и веду таблицу. Во-первых, по ней удобно делать сверку со статистикой бюро. Во-вторых, с таблицей можно планировать бюджет, приблизительно зная, какая сумма придёт в ближайший месяц (а в целом для ведения бюджета советую приложение Monefy). В-третьих, она позволяет вести личную статистику: какой объём работы за месяц, полгода или год; какие языковые направления; с кем работали чаще и так далее. Мне такое нравится.

Сперва может показаться, что быть себе не только переводчиком, но и маркетологом, менеджером, бухгалтером и специалистом по технологии и качеству — это уже что-то из разряда множественных умов Билли Миллигана. Но я думаю, что мы и так неосознанно выполняем примерно тот же объём работы, так почему бы не представить, что мы поручаем её разным отделам? Если один из них отстаёт, стоит потратить время и силы на его развитие или делегировать часть задач другому человеку. Но для этого нужно чётко понимать, что и как делать — в этом здорово помогут чек-листы (более подробные, чем мой). Надеюсь, что на первых этапах полезным окажется и этот.

3 мая   самоорганизация