В начале года я послушала вебинар Эммы Каировой, где она предлагала относиться к себе, как к переводческой компании со всеми её отделами. Такой подход и правда помогает осознаннее вести дела. На днях сверстала для себя незатейливый чек-лист по работе с заказами и сейчас расскажу, что стоит за каждым из его пунктов.

Проверить сроки + отправить подтверждение

Здесь всё ясно: если уже достаточно заказов и втиснуть новый не получается, следующие действия не актуальны. Если по срокам всё отлично, проверяем материалы и отправляем подтверждение.

Поместить файлы в папку

У меня на ноутбуке очень много папок, и там всё в почти полном порядке. В папке «Работа» заведены подпапки под каждого клиента. А в них, как вы догадались, ещё папки:

• 00. Справочные материалы + тесты;
• 01. Заказ X;
• 02. Заказ Y;
• 03. Заказ Z.

Всё на месте, и ничего не теряется.

Внести данные в таблицу

Моя эксель-таблица называется «Переводы и клиенты», и выглядит вот так:

Удобно, что полностью вводить информацию приходится не везде. Персиковым цветом выделены ячейки с неуплаченной суммой. Здесь не видно, но если работаю сразу по нескольким более-менее долгосрочным проектам, то выделяю их сиреневым. Последние два столбца с примечаниями и затраченным временем заполняю редко (об отслеживании времени можно прочитать в предыдущей статье).

Разумеется, если заказ срочный, то нужно сразу переходить к следующим пунктам, а заполнение таблицы оставить на потом (но не откладывайте сильно — есть риск что-нибудь забыть).

Выполнить, проверить и отправить работу

Здесь всё понятно, как и с первым пунктом. Этому учат в университетах в оранжерейных условиях, а потом шлифует жизнь.

Получить обратную связь

Если есть такая возможность, пользуйтесь. Просить развёрнутых комментариев и подробного анализа, наверное, не стоит, а вот файл, над которым поработал редактор, можно. Сделав сравнение (в ворде «Рецензирование → Сравнить → Сравнить... Сравнение двух версий документа»), вы сами сделаете выводы, что не так и как лучше сделать в следующий раз. Ну а при работе с прямым клиентом можно просто поинтересоваться, всё ли устроило  — вдруг хорошее впечатление выльется в положительный отзыв. Будем следовать заветам Дорна и перестанем стесняться.

Проконтролировать оплату

Пожалуй, ради этого я и веду таблицу. Во-первых, по ней удобно делать сверку со статистикой бюро. Во-вторых, с таблицей можно планировать бюджет, приблизительно зная, какая сумма придёт в ближайший месяц (а в целом для ведения бюджета советую приложение Monefy). В-третьих, она позволяет вести личную статистику: какой объём работы за месяц, полгода или год; какие языковые направления; с кем работали чаще и так далее. Мне такое нравится.

Сперва может показаться, что быть себе не только переводчиком, но и маркетологом, менеджером, бухгалтером и специалистом по технологии и качеству — это уже что-то из разряда множественных умов Билли Миллигана. Но я думаю, что мы и так неосознанно выполняем примерно тот же объём работы, так почему бы не представить, что мы поручаем её разным отделам? Если один из них отстаёт, стоит потратить время и силы на его развитие или делегировать часть задач другому человеку. Но для этого нужно чётко понимать, что и как делать — в этом здорово помогут чек-листы (более подробные, чем мой). Надеюсь, что на первых этапах полезным окажется и этот.